A4 | Smart Office

Hier lernst du, was ein Smart Home und was ein Smart Office ist und welche Vor- und Nachteile smarte Geräte mit sich bringen.

• 1. Was ist ein Smart Home?

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• 2. Was ist das Smart Office?

  Das, was du im Erklärvideo über das Smart Home erfahren hast, lässt sich auch auf das Büro übertragen. Hier kann man dann vom Smart Office sprechen. Ebenso wie zu Hause können smarte Geräte im Büro einem das Arbeiten vereinfachen: Die Helligkeit und Temperatur von Büroräumen wird je nach Nutzung der Räume automatisch geregelt, der digitale Sprachassistent erinnert an Termine und an die Erledigung von Arbeitsaufgaben. Der höhenverstellbare Schreibtisch motiviert einen, mal wieder im Stehen zu arbeiten oder die Alarmanlage zeigt an, ob alle Fenster und Türen geschlossen sind und erinnert abends ans Aktivieren. Auch in einer gemeinsam genutzten Küche können smarte Geräte helfen.

  Ein Smart Office kann also Ressourcen schonen, Mitarbeiter:innen Arbeit abnehmen und ihre individuellen Bedürfnisse berücksichtigen. So steigen die Zufriedenheit und die Produktivität.

  Je nachdem wie umfassend die Umsetzung eines Smart Office sein soll, bedeutet dies einen hohen Planungs- und Umsetzungsaufwand. Das gilt vor allem, wenn im gesamten Büro oder sogar Gebäude ein System zur Regelung und Optimierung des Smart Office installiert werden soll.

  Außerdem sollte geklärt sein, wer als Administrator:in für die Instandhaltung und für mögliche Anpassungen oder Probleme des Smart Office im Unternehmen oder in der Organisation zuständig ist.

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• 3. Was sind die Nachteile und Risiken des Smart Office?

  Ein smartes Büro kann vieles angenehmer machen, aber es birgt auch Risiken. Die smarten Geräte, die du nutzt, kommunizieren miteinander und tauschen Daten und Informationen aus, die sehr sensibel sein können. Achte deshalb beim Kauf auf folgende Dinge:

  Sichere Passwörter

  Mach deine Passwörter ausreichend komplex. Das gilt auch für das Gerät, mit dem du dein Smart Office steuerst, also das Smartphone, der PC oder der Router.

  Hersteller und Updates

  Kauf deine Smart-Office-Geräte nur von bekannten Herstellern und erkundige dich, wann und wie Updates angeboten werden. Diese sollten immer eingestellt sein, da sie Sicherheitslücken schließen. Diese Information solltest du in der Anleitung finden.

  Datenschutz

  Informiere dich auch darüber, wo deine Daten gespeichert werden. In der EU oder in den USA? In der EU sind die Datenschutzregelungen viel strenger als in den USA und somit besser für die Verbraucher:innen.

  Verschlüsselung

  Vor dem Kauf solltest du zusätzlich herausfinden, ob die Geräte eine verschlüsselte Kommunikation unterstützen. Auch die kann deine Daten sehr gut schützen.

  Sparsames Internet

  Verbinde deine Smart Office-Geräte nur mit dem Internet, wenn es für deren Funktionsweise unbedingt notwendig ist. Wenn du deine Geräte auch ohne Internetverbindung steuern kannst, solltest du diese Möglichkeit nutzen. Das gilt zum Beispiel für eine automatische Steuerung von Rollläden oder von Lichtern im Büro.

  Am Router lässt sich außerdem ein Gastnetzwerk einrichten, was für zusätzliche Sicherheit sorgen kann. Die Einrichtung kann etwas anspruchsvoller sein, aber auch hier kann das Internet mit seinen vielen Möglichkeiten und Erklärvideos aushelfen.

  Neben technischen Hürden und Risiken gibt es sozusagen auch menschliche. Je nachdem wie technikaffin die Mitarbeiter:innen sind, bedarf es mehr oder weniger ausführlichen Schulungen für die smarten Geräte. Dabei sollte auch berücksichtigt werden, dass manche Mitarbeiter:innen Skepsis, Angst vor Überwachung oder Ablehnung gegenüber smarten Geräten zeigen könnten. Hier muss Vertrauen geschaffen und die Datenschutz- und Arbeitsrechte der einzelnen Personen gewährleistet werden. So ist beispielsweise die Überwachung von Büros mittels Videokameras untersagt.

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