Videokonferenzen • Digitalführerschein (DiFü)

C3 | Videokonferenzen

Hier lernst du, was Videokonferenzen sind und welche Anbieter es dafür gibt. Es geht auch darum, wie du eine Videokonferenz gut vorbereitest und sicher durchführst.

Mit Videokonferenzen kannst du deine Arbeitskolleg:innen und Geschäftspartner:innen sehen und sprechen, auch wenn euch viele Kilometer trennen. Aber bevor du eine Videokonferenz startest, lohnt sich ein Blick auf die unterschiedlichen Anbieter, ihre Vor- und Nachteile und was für Sicherheitsaspekte du beachten kannst.

Die bekanntesten Anbieter sind die folgenden:

Einer der bekanntesten Anbieter ist das US-amerikanische Unternehmen Zoom. Die Bedienung der Software ist einfach. Zoom ist flexibel einsetzbar, da sie viele Schnittstellen zu anderen Diensten bietet. Die Video- und Tonqualität ist gut. Nachteilig ist, dass der Kundenservice auf Deutsch nicht so gut ausgebaut ist wie auf Englisch.

Bitte bedenke: Da es sich um ein US-Unternehmen handelt, gelten die nutzerfreundlichen EU-Vorschriften zum Datenschutz hier nicht. Spielen diese in deinem Unternehmen oder in deiner Organisation eine wichtige Rolle, solltest du lieber zu einer Software mit Sitz in der EU greifen. Darüber hinaus empfehlen wir einen Blick in die Sicherheitseinstellungen von Zoom. Hier solltest du darauf achten, dass die Videokonferenz nicht aufgezeichnet wird, um die Persönlichkeitsrechte der Teilnehmenden nicht zu verletzen. Außerdem kannst du den Zugriff auf die Videokonferenz mit einen Passwort schützen.

Im Vergleich zu anderen Anbietern ist GoToMeeting (sehr) innovativ. Die Software verfügt beispielsweise über eine KI, also ein Programm, das automatisch Notizen und Protokolle von Besprechungen anlegen kann, aktuell aber nur auf Englisch. Bei GoToMeeting kannst du deinen digitalen Besprechungsraum nach deinen Wünschen gestalten, also zum Beispiel die Farbe ändern oder dein Logo einblenden. Wie bei Zoom ist der Kundenservice vor allem auf Englisch. Auch hier gelten die Datenschutzbestimmungen der USA.

Cisco Webex eignet sich vor allem für größere Videokonferenzen. Bei der Einrichtung der einzelnen digitalen Besprechungsräume und auch während der Videokonferenz können sehr viele Details individuell eingestellt werden. Cisco Webex hat hohe Datenschutz- und Sicherheitsstandards und einen guten persönlichen Support, wenn man eine bezahlte Version nutzt. Daher wird Webex vor allem in Behörden und in weiteren staatlichen Einrichtungen genutzt.

Microsoft Teams ist nicht nur eine Software für Videokonferenzen, sondern beinhaltet auch eine Chat-Funktion. Außerdem können Zusatzprogramme installiert werden, wie zum Beispiel der „Planner“, eine To do-Liste für ein Team.

Wer Microsoft Teams in seiner Vollversion nutzen möchte, muss das Business-Paket von MS Office 365 kaufen. Hier gibt es viele Schnittstellen zu anderen Diensten wie zum Beispiel zum E-Mail-Programm Outlook. Die erstmalige Einrichtung von MS Teams dauert etwas länger. Es gibt auch eine eigenständige Basisversion, die kostenfrei ist.

Microsoft ist ein US-Unternehmen und daher gelten US-Gesetze, was den Datenschutz betrifft. Andererseits betont Microsoft, dass die Daten auf Servern in der EU gespeichert werden. Sollte es Datenschutzbedenken in deinem Unternehmen geben, sollte dies ernst genommen werden und im Zweifel eine Software ausgewählt werden, deren Sitz in Europa oder in Deutschland liegt.
Videokonferenzen bringen noch mehr Vorteile als sich nur zu sehen, während man spricht. Gerade beruflich lassen sich die folgenden Funktionen erfolgreich für Meetings und ähnliches nutzen:

In den meisten Videonkonferenz-Softwares ist ein Chat verfügbar. Du kannst also nicht nur mit anderen Personen sprechen und diese dabei per Video sehen, sondern gleichzeitig dich mit ihnen schriftlich austauschen. Das kann dann wichtig werden, wenn viele Personen in einer digitalen Besprechung sind oder die Personen in der Konferenz mittels Link zu einer Webseite leiten möchtest, die sie sich ansehen sollen.

Auf Englisch heißt diese Funktion Screensharing. Das bedeutet, dass du deinen Computerbildschirm anderen Personen in der Besprechung zeigen kannst. Dies ist hilfreich, wenn du zum Beispiel eine Präsentation halten oder Power-Point-Folien zeigen möchtest.

Diese Funktion heißt auf Englisch Filesharing. Über sie kannst du zum Beispiel Dokumente oder andere Dateien für die Personen zur Verfügung stellen, mit denen du in einer Videokonferenz bist.

Nicht alle Anbieter bieten diese Funktion an. Ein digitales Whiteboard (auf Deutsch etwa digitale Tafel) ist eine weiße Fläche, die für alle Personen in der Videokonferenz sichtbar ist. Hier können zum Beispiel gemeinsam Notizen gemacht oder Zeichnungen gestaltet werden.
Um einen Videoanruf sicher durchzuführen, solltest du folgendes beachten:

Beachte den Datenschutz

Egal welchen Anbieter du wählst, du solltest immer vorher prüfen, dass deine Daten verschlüsselt (zum Beispiel durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung) und nicht an Drittanbieter weitergegeben werden. Diese Info findest du in den AGB auf der Website des Anbieters.

Verwende sichere Passwörter

Wenn ein Passwort für einen Videoanruf vergeben werden kann, dann sollte es immer ausreichend komplex sein.

Prüfe die Zugriffsrechte

Es sollten immer nur eingeladene Personen Zugriffsrechte erhalten und der Videoanruf sollte nicht öffentlich zugänglich sein. Denk auch immer daran, dass aufgenommene Videos gespeichert und weiterverwendet werden können.

Führe Updates durch

Es sollten alle Programm oder Apps, die du für Videoanrufe nutzt, immer auf dem aktuellsten Stand gehalten werden, indem du Updates installierst. Nach Möglichkeit kannst du automatische Updates aktivieren.
Um eine Videokonferenz möglichst erfolgreich und ohne Stress durchzuführen, können dir folgende Tipps helfen:

Überprüfe, ob Kamera und Mikrofon angeschaltet sind und teste sie.

Achte auf eine gute und stabile Internetverbindung.

Such dir einen ruhigen Ort, denn Hintergrundgeräusche können bei Videokonferenzen sehr störend sein.

Es ist auch ratsam, sich vorab mit dem Programm deiner Wahl vertraut zu machen.