A4 | Smart Office

Hier lernst du, was ein Smart Office ist und welche Sicherheitsaspekte man beachten sollte.

• 1. Was macht ein Smart Office aus?

  Das Smart Office ist dem Smart Home im ersten Schritt gar nicht so unähnlich. Deshalb soll das folgende Video zum Smart Home als Einführung dienen.

  Alles rund um smarte Geräte wird auch Internet of Things (IoT) genannt. Zur Datenübertragung nutzen viele IoT-Geräte WLAN oder Bluetooth. Es gibt aber auch eigene Funkstandards wie etwa ZigBee oder Z-Wave. Die haben den Vorteil, dass sie die WLAN-Verbindung nicht zusätzlich belasten.

  Manche IoT-Systeme haben einen eigenen Hub, also eine eigene Steuerzentrale oder Basisstation. Die Basisstation funktioniert wie eine Art Vermittler zwischen uns und der Technik: Wir sagen ihr, was wir wollen, und sie sendet die entsprechenden Befehle dann an die Geräte. Bei anderen Geräten, etwa bei Lautsprechern mit Sprachassistenten, ist der Hub in der Cloud: Hier stellt der Router die Verbindung zwischen Gerät und Steuerungszentrale her. Auch bei anderen IoT-Geräten, die das WLAN nutzen und sich etwa per App steuern lassen, ist der Router die entscheidende Schnittstelle.

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• 2. Was sind die Nachteile und Risiken des Smart Office?

  IoT-Geräte können das Leben leichter und sicherer machen und uns dabei helfen, Ressourcen einzusparen: Beispielsweise können vorab Arbeitsplätze per App reserviert werden oder die Energieeffizienz des Gebäudes kann durch ein smartes Gebäudemanagement gesteigert werden.

  Ein smartes Büro birgt aber auch Risiken:

  • Die IoT-Geräte, die du nutzt, kommunizieren miteinander oder mit ihren Servern und tauschen Daten aus. Das können sensible Informationen sein.
  • Ein Problem bei IoT-Geräten können auch Sicherheitslücken sein, die zu spät oder gar nicht erkannt und geschlossen werden.
  • Es gibt noch einige ungeklärte rechtliche Fragen. Dessen sollte man sich bei der Anschaffung von smarten Geräten für das Büro bewusst sein.

  Eine bisher noch nicht ganz gelöste Problematik sind die vielen verschiedenen Funkstandards. Deshalb verstehen sich IoT-Geräte unterschiedlicher Hersteller oft nicht – sie sprechen nicht die gleiche Sprache. An dieser Stelle sprechen aber zumindest schon die Hersteller miteinander und versuchen, sich auf einen möglichst einheitlichen Funkstandard zu einigen.

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• 3. Wie halte ich mein Smart Office aktuell und sicher?

  Bei allen Geräten in deinem Smart Office gilt: „Safety first!“ Sicherheit und Datenschutz müssen sein. Denn smarte Geräte sind oft mit dem Internet verbunden. Deshalb gelten hier die gleichen Regeln wie für alle anderen vernetzten Geräte auch – vom Smartphone bis zum PC.

  Diese Tipps sollten in deinem Unternehmen gelten:

  Administrator-Rechte

  Im Unternehmen sollte klar festgelegt werden, wer für die IT-Sicherheit des Smart Office verantwortlich ist und Administrator-Rechte hat.

  Passwörter und Sicherheitseinstellungen

  Ändere die voreingestellten Passwörter der verschiedenen Geräte und stelle die jeweiligen Sicherheitseinstellungen möglichst streng ein. Dies gilt auch für das Gerät, mit dem das Smart Office gesteuert wird.

  Virenschutz

  Im Unternehmen sollte ein aktuelles Virenschutzprogramm installiert sein, das nicht nur jedes einzelne Gerät schütz, sondern das gesamte Firmennetzwerk. Außerdem sollte eine Firewall das Firmennetzwerk schützen.

   

  Gastnetzwerk

  Es ist auch empfehlenswert, für die smarten Geräte im Unternehmen ein zweites Netzwerk zu erstellen und nicht alle Geräte über das eigentliche Unternehmens-Netzwerk laufen zu lassen. So können Kriminelle, wenn ihnen der Zugriff auf das zweite Netzwerk gelungen ist, nicht auch auf alle weiteren Geräte im Unternehmen zugreifen.

  Bekannte Hersteller

  Kaufe smarte Geräte nur von renommierten Herstellern, die IT-Sicherheit auf dem Schirm haben. Die Hersteller sollten für die Geräte regelmäßige Sicherheitsupdates anbieten. Das ist bei veralten Geräten häufig nicht der Fall. Die Sicherheitsupdates sollten jeweils so schnell wie möglich installiert werden.

  Sparsames Internet

  Verbinde die smarten Geräte nur mit dem Internet, wenn es für deren Funktionsweise unbedingt notwendig ist. Lassen sich Geräte auch ohne Internetverbindung steuern, sollte diese Möglichkeit genutzt werden. Das gilt zum Beispiel für manche automatische Steuerungen von Rollläden oder Lampen in Büros.

  Datenschutz

  Bevor ein Smart Office im Büro installiert wird, müssen alle betroffenen Mitarbeiter:innen in die Verarbeitung ihrer Daten einwilligen. Sonst wäre die Installation datenschutz- und arbeitsrechtlich nicht zulässig. Außerdem ist vor dem Kauf eine Prüfung über den Speicherort persönlicher Daten unabdinglich. Hierbei gilt: Der Datenschutz in der EU ist deutlich nutzerfreundlicher als beispielsweise in den USA.

  Verschlüsselung

  Es sollte beim Kauf eines Gerätes auf eine Verschlüsselung der Daten geachtet werden. Ansonsten ist das Abfangen und Manipulieren dieser Daten für Hacker:innen sehr leicht.

   

  Grundsätzlich muss man sagen, dass es bei der Installation von smarten Geräten am Arbeitsplatz noch einige ungeklärte Fragen und rechtliche Herausforderungen gibt, vor allem was den Datenschutz und die Rechte von Arbeitnehmer:innen angeht. Hier sind weitere politische Entscheidungen und rechtliche Entwicklungen abzuwarten.

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