C2 | Messenger & SMS

Hier erfährst du mehr über Messenger für den beruflichen Kontext und was du bei der Benutzung beachten solltest.

• 1. Was gibt es über Messenger und SMS zu wissen?

  SMS steht für Short Message Service (Kurznachrichtendienst). Eine einzelne SMS besteht aus lediglich 160 Zeichen, die du über das Mobilfunknetz an andere Geräte sendest. SMS bedeutet zwar Kurznachrichtendienst, wir meinen mit einer SMS aber schlicht und einfach eine Kurznachricht. SMS finden auch bei der Zwei-Faktor-Authentisierung oft Anwendung.

  Eine MMS ist ebenfalls eine Kurznachricht. Das M steht für „Multimedia“, also für Audios, Videos und Fotos. Mit einer MMS kannst du multimediale Nachrichten an andere Geräte senden. Anders als bei der SMS nutzt du für MMS das mobile Datennetz. Der MMS-Dienst wird in Deutschland seit 2023 schrittweise eingestellt, weil der Versand per Messenger viel schneller und vor allem gratis ist.

  Mit Messengern (Nachrichtendiensten) wie WhatsApp, Signal oder Telegram kannst du in Echtzeit deinen Freund:innen und deiner Familie online Nachrichten schreiben und mit ihnen Videos oder Bilder austauschen. Du kannst den Messenger auch nutzen, um zu telefonieren – mit oder ohne Video.

  Der Austausch über Messenger-Apps nennt sich chatten (plaudern). Du kannst Messenger einfach aus einem App Store herunterladen und auf deinem Smartphone nutzen. Die Nutzung ist in der Regel kostenlos, aber du musst online sein, um Nachrichten empfangen und senden zu können. Darüber hinaus muss die Person, mit der du Nachrichten schreibst, den Messenger auch auf dem Smartphone installiert haben.

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• 2. Welche Messenger empfehlen sich im beruflichen Bereich?

  Die vorgestellten Messenger gibt es sowohl in kostenlosen als auch in kostenpflichtigen Versionen. Wenn du noch nicht weißt, welcher Messenger für dich und deine Arbeit passt, dann schaue dir einmal die folgende Auswahl an:

  Slack

  Slack ist ein Instant-Messenger, mit dem du innerhalb von Arbeitsgruppen verschiedener Größen einfach kommunizieren kannst. Du kannst Slack mit anderen Diensten, wie Dropbox oder Google Drive verbinden. So kannst du nicht nur mit Kolleg:innen kommunizieren, sondern auch gemeinsam mit ihnen an Aufgaben arbeiten.

  Microsoft Teams

  Microsoft Teams bietet deinem Unternehmen eine Vielzahl nützlicher Funktionen. Du kannst Nachrichten an deine Kolleg:innen versenden, Anrufe und Videokonferenzen tätigen, Dateien teilen und in sogenannten Kanälen zusammenarbeiten und diskutieren. Der Dienst gehört zum Anbieter Microsoft, du kannst also mit MS Teams auch auf weitere Microsoft Office-Anwendungen zugreifen.

  Mattermost

  Mattermost basiert auf einem Open-Source-Code mit einer eigenen Cloud. Mit den entsprechenden Kenntnissen kannst du den Messenger durch den offenen Quellcode ganz an deine Bedürfnisse anpassen. Mattermost bietet dir die Zwei-Faktor-Authentisierung und eine mobile Nutzung des Dienstes.

  RocketChat

  Bei RocketChat kannst du ebenfalls verschiedene Kanäle eröffnen, telefonieren, mit Kolleg:innen Nachrichten schreiben, Dokumente teilen und dich austauschen. Auch dieser Anbieter ist ein Open-Source-Angebot. Das bedeutet, dass du es mit den entsprechenden Programmierkenntnissen genau auf die Bedürfnisse deiner Arbeit oder deines Unternehmens anpassen kannst.

  Mach bitte regelmäßig ein Backup deiner Messenger und achte darauf, immer die neueste Version zu installieren. Es lohnt sich bei allen Messenger-Diensten, die Datenschutzbestimmungen und AGB zu lesen und sie nicht einfach nur anzunehmen. Letztendlich liegt die Entscheidung bei dir, welchen Messenger du nutzen möchtest und wie wichtig dir der Schutz deiner Daten ist.

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• 3. Was muss ich beachten, wenn ich Messenger im beruflichen Kontext nutze?

  Immer mehr Unternehmen nutzen Messenger, damit sich Mitarbeitende und Teams schnell und unkompliziert miteinander vernetzen können. Sie können auch für die Kommunikation mit Kund:innen sinnvoll sein. In vielen Fällen ersetzt das Schreiben von Messenger-Nachrichten das Schreiben von E-Mails. Oft geht es dabei gar nicht um inhaltliches, sondern eher um schnelle Absprachen und Erfahrungsaustausch. Im beruflichen Kontext solltest du aber dennoch ein paar Dinge beachten:

  Versuche, private Messenger-Dienste zu vermeiden.

  Ob Slack oder WhatsApp, Teams oder Telegram: Sobald man anfängt, die eher privat genutzten Messenger-Dienste auch für Berufliches zu nutzen, können schnell Grenzen verschwimmen und nicht nur private Bilder versehentlich mit Geschäftspartner:innen geteilt werden (beispielsweise über das eigene Profilfoto), sondern auch die Work-Life-Balance in Mitleidenschaft gezogen werden. Es lässt sich jedoch nicht immer vermeiden. In dem Fall solltest du über ein Arbeitshandy mit einer eigenen Telefonnummer nachdenken.

  Halte die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ein.

  Bitte beachte, dass bei manchen Messenger-Diensten alle Kontakte aus deinem Adressbuch an den Dienst geschickt werden. Gemäß der DSGVO musst du aber von jedem Kontakt vorher die Zustimmung für das Teilen seiner/ihrer Daten einholen. Achte bei der Messengerwahl also möglichst darauf, einen Dienst auszuwählen, der DSGVO-konform ist.

  Teile keine vertraulichen Informationen über Messenger.

  Vertrauliche Geschäftsinterna solltest du nur verschlüsselt oder gar nicht per Messenger versenden. Dazu gehören auch Passwörter und personenbezogene Daten wie die E-Mail-Adresse und Telefonnummer von Kund:innen.

  Der Anbieter Virtual Solution AG hat die App SecurePIM entwickelt, die Messenger, E-Mail und Telefonie sicher vereint. Diese App kann auch auf privaten Geräten installiert werden. Sie trennt geschäftliche und persönliche Daten und ist DSGVO-konform.

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