E-Mails • Digitalführerschein (DiFü)

C1 | E-Mails

Die Kommunikation mit Eltern und Schüler:innen, aber auch mit dem Kollegium verläuft immer stärker auf dem digitalen Weg. In dieser Lerneinheit steht deshalb einer der beliebtesten Kommunikationsdienste im Vordergrund: die elektronische Mail, kurz E-Mail.

Die folgenden beiden Funktionen können die Kommunikation per E-Mail in der Schule erleichtern:

Die Abkürzung CC steht für carbon copy, was sich mit „Kopie“ übersetzen lässt. Du kannst in das CC-Feld also die E-Mail-Adressen von Personen setzen, die die E-Mail ebenfalls bekommen und lesen sollen, aber vielleicht nur zur Kenntnisnahme und nicht als Hauptempfänger:in. Wichtig zu wissen ist, dass bei der Option CC für alle, die die E-Mail bekommen, sichtbar ist, an wen die E-Mail alles geschickt wurde. Die Nutzung von CC empfiehlt sich also beispielsweise innerhalb des Kollegiums.

Die Abkürzung BCC steht für blind carbon copy, was übersetzt „Blindkopie“ bedeutet. Wenn du eine Mail verschickst und im BCC-Feld eine oder mehrere E-Mail-Adressen eingegeben hast, können andere Empfänger:innen diese nicht sehen. Auch die Personen, deren E-Mail-Adressen im BCC-Feld stehen, können die anderen Adressen nicht sehen. Die Nutzung des BCC-Adressfelds bietet sich vor allem dann an, wenn du die Privatsphäre der einzelnen Empfänger:innen schützen möchtest oder wenn nicht alle sehen können sollen, an wen die E-Mail geschickt wurde.
Ein sicheres Passwort wählen
Wie bei allen Diensten, die du online in Anspruch nimmst, solltest du auf deine Datensicherheit achten. Ein sicheres Passwort für dein E-Mail-Postfach ist ein Muss! Mehr über Passwörter erfährst du in Lerneinheit D2, „Log-ins und Passwörter“.

Auf Absender und Betreffzeile achten
Du kennst den Absender nicht oder die Mail hat einen merkwürdigen Betreff? Wenn du nicht sicher bist, ob es sich um eine seriöse Adresse handelt, dann such in einer Suchmaschine nach dem Absender der E-Mail. Das gleiche Misstrauen kannst du auch bei der Betreffzeile an den Tag legen. Steht dort „WICHTIG“ oder „DRINGEND“? Das kann ein Hinweis auf eine Spam-Mail sein.

Dubiose Anhänge meiden
Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Tipp, den wir vom DiFü geben können: Öffne niemals Dateianhänge von E-Mails, deren Quelle für dich nicht absolut vertrauenswürdig ist. Ist die Quelle vertrauenswürdig, schau dir die Mail und den Anhang vor dem Herunterladen genau an – das Postfach des anderen könnte gehackt worden sein. Denk immer daran: Sogar Bilddateien können Schadsoftware enthalten. Frag notfalls per Telefon oder Kurznachricht nach, ob die Nachricht wirklich vom Absender stammt.

Sei sparsam mit deinen Daten
Um Spam-Mails vorzubeugen, gib deine E-Mail-Adresse und deinen Namen im Netz nur an, wenn es wirklich nötig ist. Die meisten Dienste kannst du auch mit einem Pseudonym nutzen. Antworte auch niemals auf Spam-Mails. Damit bestätigst du, dass deine E-Mail-Adresse gültig und aktiv ist, und lädst zu weiteren Spam-Mails ein.
Im Idealfall stellt jede Schule ihren Lehrkräften dienstliche E-Mail-Postfächer zur Verfügung, beispielsweise über ein Lernmanagementsystem wie Lernsax (in Sachsen). Über diese Postfächer können folgende Funktionen abgedeckt werden:

Kommunikation mit Kolleg:innen, Schüler:innen und Eltern

Integrierte Kalender für den Klassen- und Personaleinsatz

Unterstützung von Datei- und Dokumentenmanagement

Verwaltung von Gruppen- und Klassenlisten
Wenn deine Schule diese Dienstleistung nicht anbietet, ist es wahrscheinlich, dass du deine private Mail-Adresse für die Kommunikation mit Eltern, Schüler:innen und dem Kollegium nutzt. Fachleute warnen aber davor, dienstliche Angelegenheiten über das private Postfach abzuwickeln. Einerseits ist es datenschutzrechtlich kritisch, andererseits können dir berufliche E-Mails in der Freizeit auch aufs Gemüt schlagen.

Drei weitere Tipps zu Postfächern:

Weniger ist mehr – und volle Postfächer nerven. Du kannst in deinem E-Mail-Programm Ordner für unterschiedliche Klassen anlegen und gelesene, beantwortete oder unwichtige E-Mails nach dem Lesen archivieren. So bleibt dein Postfach ordentlich und überschaubar.

Lege alle deine schulischen Dateien und Mails an einem Ort ab und verwende den Posteingang nicht als „Speicherort“ für Dateien. Verwende lieber die bestehenden LMS- oder Cloud-Systeme, mit denen du dein Postfach verbinden kannst. Die Dateiverwaltung wird sonst schnell unübersichtlich.

Lege dir konkrete Zeitblöcke fest (im Kalender z. B. über die Einstellung von Fokuszeit), in denen du dich um die Kommunikation mit Eltern oder Schüler:innen kümmerst.